Khi tạo dựng công ty và điều hành công việc kinh doanh, bạn sẽ phải cùng lúc đóng rất nhiều vai. Bạn vừa là một người bán hàng, vừa là người đưa ra ý tưởng, đồng thời là người quản lý tài chính và nhà lãnh đạo trong khi bạn vẫn phải đối mặt với một khối lượng công việc khổng lồ hằng ngày.
Từng đó công việc có thể mang lại sự phấn chấn ban đầu, nhưng về lâu về dài, điều này sẽ dần dần phá hủy sức lực và tinh thần của bạn. Bạn sẽ phải triền miên làm việc nhiều giờ liền, thậm chí là ‘tăng ca’ ban đêm và cuối tuần, dường như bạn sẽ không bao giờ thấy khối lượng công việc cần xử lý kia giảm đi, mà có khi chỉ thấy chúng ngày một gia tăng.
Khi bạn đến thời điểm này (hoặc tốt nhất trước khi đến thời điểm này), bạn cần nghĩ đến việc giao phó một phần công việc. Phân chia công việc hiệu quả là yếu tố chủ chốt trong thành công của các doanh nhân, cả về phương diện cá nhân và mức độ chuyên nghiệp, vì vậy hãy tham khảo 7 quy tắc hữu hiệu dưới đây để công việc được thực hiện hiệu quả và trôi chảy.
Hầu hết các doanh nhân có ý thức tự chủ trong công việc của mình. Họ muốn làm mọi thứ trong khả năng, muốn làm được càng nhiều công việc càng tốt. Trong đa số trường hợp, đây là một điểm đáng ngưỡng mộ, và nó đóng góp rất nhiều vào thành công trong giai đoạn khởi nghiệp. Tuy nhiên, cuối cùng bạn sẽ buộc mình phải giao phó một số công việc – ngay cả khi bạn không muốn điều đó. Thậm chí khi đó là một nhiệm vụ mà bạn rất muốn làm, nhưng tốt nhất bạn nên ủy thác một số việc cho người khác.
Quy tắc thứ hai là sự chủ động phân chia công việc. Nếu bạn chờ đến khi bị “ngập lụt” và kề cận sự “quá tải”, việc giao phó một vài nhiệm vụ có thể sẽ chỉ giúp bạn giải tỏa căng thẳng tạm thời – và nó có thể là quá ít hoặc quá trễ. Thay vào đó, bạn cần phải nhận ra khi nào công việc của bạn đang bị chồng chất, càng sớm càng tốt và có biện pháp để giải quyết trước khi nó vượt ra ngoài tầm kiểm soát của bạn. Điều đó có thể bao gồm việc thuê người mới, sắp xếp lại công việc của bạn một cách hợp lý hoặc giúp người khác phát triển các kỹ năng mới để có thể hỗ trợ một phần công việc của bạn.
>>Kỹ năng quan trọng nhưng thường bị bỏ qua: Nghe chủ động
Trước khi bắt đầu giao phó và phân công nhiệm vụ, bạn cần phải nhận thức được điểm mạnh và điểm yếu các nhân viên của mình. Mỗi cá nhân sẽ mang lại giá trị khác nhau, vì vậy nếu bạn muốn có hiệu quả tối đa trong việc giao phó, bạn cần phải quan tâm đặc biệt đến thói quen cá nhân trong xử lý công việc. Ví dụ, có những nhân viên của bạn tỏ ra chậm chạp nhưng họ lại xử lý công việc rất đúng phương pháp, trong khi người khác thì lại hơi “cẩu thả”, nhưng bù lại họ khá nhanh nhẹn. Như vậy đối với nhóm người trước, bạn có thể giao phó các nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp, và đối với nhóm thứ hai, bạn có thể phân công nhiệm vụ bạn cần giải quyết ngay.
Khi bạn nghĩ đến giao phó công việc, có thể suy nghĩ đầu tiên xuất hiện trong đầu sẽ là: “Tôi phải làm điều này, bởi vì tôi là người duy nhất biết làm thế nào.” Hiển nhiên là có những nhiệm vụ mà chỉ có bạn biết phải làm thế nào, nhưng nó không có nghĩa là bạn không thể đào tạo người khác làm công việc đó.
>>5 bí quyết để các nhà lãnh đạo thúc đẩy tinh thần nhân viên
Bạn có thể không thích ý tưởng này, bởi nó sẽ mất nhiều thời gian để đào tạo cho người khác hơn là tự mình thực hiện nhiệm vụ đó, nhưng hãy nghĩ đến việc đào tạo đó như một khoản đầu tư tương lai. Vì bạn chỉ phải đào tạo cho ai đó một lần và kể từ đó, họ có thể thực hiện nhiệm vụ đó thay cho bạn.
Khi giao phó, hãy cụ thể nhất có thể về sự kỳ vọng của bạn. Hãy để nhân viên của bạn biết chính xác yêu cầu thực hiện công việc và thời điểm nó phải hoàn thành. Nếu có nhiều nhân viên làm việc cho một dự án, hãy vạch ra những trách nhiệm cụ thể, hoặc ít nhất là chỉ định một người trong nhóm làm trưởng dự án. Hãy dành một chút thời gian để giải đáp mọi câu hỏi hoặc điểm nào chưa rõ để tránh các vấn đề không đáng có xảy ra trong tương lai.
Hiển nhiên, bạn tin tưởng nhân viên của mình có thể làm các công việc đó tốt nhất; nếu không bạn đã không thuê họ. Một khi bạn chỉ định một nhiệm vụ và thiết lập một thời hạn, và việc bạn tin tưởng rằng họ sẽ hoàn thành công việc là điều đúng đắn. Tuy nhiên ý tưởng tốt là cần giám sát để đảm bảo công việc này đang được tiến hành và theo đúng cam kết. Thiết lập một kênh thông tin để bạn và các nhân viên có thể cập nhật lẫn nhau về tiến độ, chỉ để đảm bảo rằng thời hạn sẽ được đáp ứng và không có thêm bất kỳ sự nhầm lẫn hay sai sót nào ảnh hưởng đến công việc.
Cuối cùng, hãy dành chút ít thời gian để trao đổi và nhận phản hồi khi nhiệm vụ được giao hoàn tất. Hãy để cho nhân viên của bạn biết họ đã làm không đúng ở đâu (để họ khắc phục trong lần kế tiếp) và hỏi xem họ nghĩ gì về việc giao phó và đào tạo của bạn. Bạn sẽ học hỏi được nhiều về quá trình giao việc và trao đổi theo cách này, trau dồi kinh nghiệm và bạn sẽ có thể thực hiện tốt hơn việc ủy thác và phân công công việc trong tương lai.
Các quy tắc này đảm bảo nhiệm vụ mà bạn giao xuống được thực hiện một cách hiệu quả, và còn hơn thế nữa, những điều này giúp duy trì xử lý khối lượng công việc đáng kể với một trạng thái tinh thần tốt. Bạn cần học cách giao phó hiệu quả – đó là điều bắt buộc. Nếu không, bạn sẽ sớm rơi vào tình trạng “quá tải” và mệt mỏi khi phải làm việc quá sức, cuối cùng nhiệm vụ của bạn sẽ không được thực hiện một cách thỏa đáng.
Theo Entrepreneur
Nguyễn Việt
TAMTHUC